Budget und Finanzierung des Jungscharlagers

Gut geplant ist halb gewonnen

Eine gründliche Planung der finanziellen Aspekte ist entscheidend für den Erfolg eines Jungscharlagers. Durch eine sorgfältige Budgetierung und Finanzierung wird es möglich, den Kindern eine unvergessliche Zeit zu ermöglichen.

1. Die Lager-Kalkulation: Kosten im Blick behalten

Bevor das Lager startet, sollte eine detaillierte Kostenkalkulation erstellt werden, um den Finanzbedarf zu ermitteln und den Teilnehmer*innenbeitrag festzulegen. Hierbei helfen vergangene Lageraufstellungen sowie der Austausch mit erfahrenen Pfarrgemeinden. Die Kalkulation sollte folgende Punkte umfassen:

Vorbereitungskosten: Ausgaben für Teambesprechungen (Getränke, Knabbereien), Werbung, Material (Behelfe, Bücher) und Fahrten zur Besichtigung des Lagerhauses.
Hauskosten: Kosten für Unterkunft und Verpflegung von Kindern, Gruppenleiter*innen und Köch*innen sowie Nebenkosten (Strom, Heizung, Müll).
Transportkosten: Kosten für Anreise, Gepäcktransport und Fahrten für Besorgungen oder Ausflüge.
Materialkosten: Ausgaben für grundlegende Materialien (Papier, Stifte, Farben) und spezifisches Programm- oder Bastelmaterial.
Verpflegung und Hygiene: Kosten für Lebensmittel, Getränke und Hygieneartikel (Klopapier, Putzartikle,…).
Honorare: Eventuelle Zahlungen an externe Referent*innen oder Köch*innen.
Ausflugskosten: Fahrtkosten und Eintrittspreise für geplante Ausflüge.
Erste-Hilfe-Materialien: Kosten für Verbandsmaterial.
Nachbereitungskosten: Ausgaben für einen Präsentationsabend oder z.B. Druckkosten für eine Lagerzeitung.
Unvorhergesehenes: Ein Sicherheitsbetrag von 5-10 % der Gesamtkosten für unerwartete Ausgaben.

Die Kosten für Gruppenleiter*innen und Köch*innen sind ebenfalls Teil der Gesamtkalkulation, die auf die Teilnehmer*innenbeiträge umgelegt wird. Sie investieren ihre Freizeit und ihr Engagement ins Lager.

2. Finanzierungsmöglichkeiten: So kommt das Geld ins Lager

Um die berechneten Kosten zu decken, gibt es verschiedene Einnahmequellen:

Teilnehmer*innenbeiträge: Der Hauptfinanzierungsbeitrag. Der Betrag richtet sich nach den Gesamtkosten und der Anzahl der Teilnehmer*innen. Besonders wichtig ist es, auch Kindern aus finanziell schwächeren Familien die Teilnahme zu ermöglichen. Hierzu können finanzielle Unterstützungsmaßnahmen durch Zuschüsse oder durch spezielle Finanzaktionen organisiert werden, damit niemand aufgrund finanzieller Einschränkungen ausgeschlossen wird. Finanzen sind ein sensibles Thema und das muss auch in der Kommunikation beachtet werden.
Subventionen:
- Gemeinde: In jedem Gemeindebudget gibt es einen Posten für Jugend- und Kinderarbeit. Ein schriftliches Ansuchen an die Gemeinde kann finanzielle Unterstützung sichern. Es sollte Informationen zu Organisation, Verantwortlichen, Teilnehmer*innenzahl und Lagerdetails enthalten.
- Andere Organisationen: Auch andere Gliederungen oder Organisationen innerhalb oder außerhalb der Pfarrgemeinde können um Unterstützung gebeten werden.
Finanzaktionen: Mit den Kindern können Veranstaltungen wie Flohmärkte, Bastelmärkte oder Theaterabende organisiert werden, deren Erlös dem Lager zugutekommt.
Sponsoring: Lokale Unternehmen können um materielle oder finanzielle Unterstützung gebeten werden. Dabei hilft eine detaillierte Liste der benötigten Materialien.
Materialsubventionen durch Eltern: Beim Elternabend kann nach Lebensmittel- oder Materialspenden gefragt werden.
Preisnachlässe: Bei Lieferanten oder Druckereien nach Rabatten fragen, um Kosten zu sparen.
Verkauf der Lagerzeitung: Die während des Lagers erstellte Zeitung kann nach dem Lager verkauft werden, um zusätzliche Mittel zu generieren. Eventuell übernimmt eine lokale Firma die Druckkosten.

3. Finanzielle Abwicklung und Transparenz

Während des Lagers sollte die Abrechnung im Blick behalten werden, um sicherzustellen, dass alle Ausgaben im Rahmen bleiben. Nach dem Lager erfolgt die endgültige Abrechnung und Nachkalkulation. Dies hilft zu überprüfen, ob die Teilnehmer*innenbeiträge gedeckt haben und bietet eine solide Grundlage für die Planung zukünftiger Lager.

Es ist ratsam, ein Dankeschön an die Unterstützer*innen zu senden – seien es Firmen, die gesponsert haben, oder die Gemeinde, die Subventionen gewährt hat. Dies kann in Form eines Dankesbriefs oder eines Gruppenfotos geschehen.

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